5 bonnes raisons d’oublier la comptabilité sur Excel

Comptabilité

Avec les récentes évolutions technologiques et surtout le besoin de compétitivité croissant du marché, le logiciel de comptabilité Excel apparait comme un logiciel désuet pour les entreprises, cela pour plusieurs raisons importantes. Si vous êtes un chef d’entreprise soucieux d’avoir d’excellents résultats, découvrez ici les 5 raisons pour lesquelles vous devriez abandonner le logiciel comptable Excel au profit de nouvelles applications alternatives.

L’incapacité à centraliser les données d’une entreprise

De nos jours, plus aucun employé n’aime passer des heures interminables à faire des saisies dans le but de remplir sa feuille d’Excel. Il en est ainsi parce qu’avec les évolutions numériques récentes, il existe plusieurs logiciels de comptabilité ou application pour notes de frais qui vous permettent de vous passer complètement de la saisie. Au vu de ces progrès technologiques, utiliser Excel parait archaïque.

Il n’y a pas que les employés qui trouvent le fonctionnement du logiciel Excel contreproductif. Même les employeurs s’en plaignent. En réalité, l’une des grosses déficiences de ce logiciel de comptabilité est son incapacité à centraliser les données d’une entreprise. En utilisant Excel pour la gestion de vos notes de frais, vous serez obligé vous-même d’aller chercher chaque information manquante à divers endroits.

Vous irez, par exemple, vous-même, chercher les dépenses antérieures de vos collaborateurs ou encore vérifier la politique de dépenses de votre entreprise. Cette manière de faire n’est guère pratique dans une entreprise. Car, non seulement elle augmente la masse de travail à effectuer, mais aussi elle emporte un risque d’erreur très important.

Le défaut de sécurité pour vos données

Excel est un logiciel de comptabilité bureautique utilisé par plusieurs entreprises. Communément, elles l’utilisent comme un canal d’échange réciproque de fichiers. Mais, dans la pratique le logiciel Excel en tant que canal de transfert de données s’avère peu fiable.

En effet, en cas d’envoi erroné de fichier, il est quasiment impossible de rectifier le tir. Or, ce genre de situation est assez courant en milieu professionnel. En utilisant le logiciel de comptabilité Excel, vous encourrez un risque réel de fuite de données confidentielles en cas de mauvais envoi.

De même, lorsque vous faites une erreur en travaillant, c’est-à-dire que malencontreusement vous effacez une cellule ou une feuille, il vous est impossible de corriger votre erreur. Dans ce cas de figure, c’est souvent des heures de durs labeurs qui sont à reprendre à zéro.

Le risque d’erreur lors des saisies

L’erreur est le propre de la nature humaine et elle peut s’infiltrer dans tous les systèmes usités par les hommes. Mais avec le logiciel comptable Excel, le risque de se tromper est singulièrement grand. En effet, plusieurs études corroborent ce qui suit : selon un récent rapport, 88 % des feuilles de calcul du logiciel de comptabilité Excel recèlent des erreurs.

Des chercheurs ont remarqué que 90 % des feuilles de calcul comprenant 150 lignes ou plus sont infestés d’erreurs. Dans un échantillon de 22 feuilles de calcul, il a été dégoté des erreurs dans 91 % d’entre elles.

Pour donc corriger ces erreurs, les mêmes données seront à maintes reprises insérées dans plusieurs feuilles de calcul. Ce qui implique non seulement une énorme perte de temps, mais aussi une probabilité élevée d’erreur. Car chaque fois que les données sont intégrées manuellement, il y a une possibilité qu’une erreur de saisie se produise.

Également le logiciel de comptabilité Excel est fondé sur des formules et des fonctions pour manipuler des données. Il s’agit là encore d’un autre endroit où des erreurs peuvent insidieusement se glisser dans votre travail. Car, même, si vous utilisez un logiciel Excel qui maitrise très bien le produit, si une fonction est mal saisie vous vous retrouverez avec de mauvaises données.

L’efficacité limitée du logiciel de comptabilité Excel

Ce logiciel peut s’avérer très inefficace pour votre organisation, car l’une de ses lacunes importantes est la nécessité de ressaisir les données à plusieurs reprises. Supposons à titre d’exemple que vous inscrivez dans Excel toutes vos offres clients, vous devriez créer de manière manuelle des commandes clients à partir de ces offres dans une feuille de calcul ou carrément dans un autre système.

Chaque commande ou devis nécessitera qu’une nouvelle feuille soit créée, et cela feuille par feuille. Ainsi, l’unique façon qui s’offre à vous pour gérer votre inventaire est de solliciter quelqu’un qui sera préposé à faire entrer et mettre jour vos informations chaque fois.

Excel, un logiciel comptable peu intelligent

Même s’il est utilisé quotidiennement par plusieurs entreprises, le logiciel Excel demeure un logiciel de comptabilité peu intelligent. Car, il ne peut être configuré de manière automatique sur certaines tâches. Il ne vous offre pas la capacité de piloter l’ensemble des dépenses de votre entreprise. Il ne vous fournit non plus aucune piste utile pour prendre des résolutions utiles pour votre entreprise.

Au demeurant, voici 5 bonnes raisons qui démontrent à suffisance pourquoi vous devriez oublier Excel. Pensez dès aujourd’hui pour une meilleure organisation de votre entreprise et surtout pour sa prospérité à des solutions alternatives. 

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